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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: CRITICITA'

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Parlando di conservazione sostitutiva, le problematiche che emergono immediatamente sono:

  1. Formati utilizzabili e quelli inopportuni

  2. Documenti per i quali c'è l'obbligo di conservazione sostitutiva

  3. Metadati minimi

  4. Data di decorrenza dell’obbligo

1. Tipologia di formati utilizzabili e a quelli invece inopportuni
L’Allegato 2 alle Regole Tecniche per i Sistemi di Conservazione (DPCM 3 dicembre 2013 . Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005) porta un elenco possibile di formati utilizzabili per la conservazione:
1. TIFF; 2. JPG; 3. Office Open XML (OOXML); 4. Open Document Format; 5. XML; 6. TXT; 7. Formati Messaggi di posta elettronica.
Occorre pertanto escludere il formato .zip per ovvi motivi:
- non è un formato previsto in quanto non è navigabile,
- non è facile ricercare il contenuto di tutti i files contenuti in esso,
- non è facile individuare i formati dei files contenuti in esso,
- potrebbe essere protetto da password
E' pur vero che il formato .zip è molto comodo, ma nel tempo le conseguenze non garantirebbero una serenità nella gestione.2. Documenti per i quali c'è l'obbligo di conservazione sostitutiva

I tipi di documenti sono prescritti dalle norme:
a) DPCM 13 novembre 2014:

Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; Documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico; Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste).

b) Art.43 del CAD:

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

c)Documenti fiscali:

l documenti informatici con rilevanza fiscale devono essere conservati a lungo termine nel rispetto delle norme del Codice Civile, delle disposizioni del CAD e delle relative Regole Tecniche, delle norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

In particolare:

Devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al nome, cognome e/o denominazione, codice fiscale e partita iva, alla data e ad associazioni logiche di essi, qualora siano obbligatoriamente previsti. Sui pacchetti di archiviazione deve essere obbligatoriamente apposto un riferimento temporale opponibile a terzi. Devono essere conservati entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali. E' opportuno fare riferimento al Decreto MEF del 17 giugno 2014, alla Circolare 18/E dell'Agenzia delle Entrate e alle Regole Tecniche in materia di Sistema di conservazione del 3 dicembre 2013.

3. Metadati minimi
L'allegato 5 delle Regole tecniche in materia di conservazione, indica che per il Documento informatico, il
 Documento amministrativo informatico e il  Fascicolo informatico e aggregazione informatica devono essere presenti e correttamente individuati i metadati minimi quali:
per il documento informatico:
- Identificativo univoco e persistente
- Data
- Oggetto
- Soggetto produttore (nome cognome codice fiscale)
- Destinatario (nome cognome codice fiscale)

per il documento amministrativo informatico:

  • Codice identificativo dell’amministrazione

  • Codice identificativo dell’AOO

  • Codice identificativo del registro di protocollo

  • Data di protocollo

  • Progressivo di protocollo

  • Impronta del documento (hash)

I metadati minimi del fascicolo e aggregazione informatica sono:

  1. IPA titolare

  2. IPA partecipante

  3. Responsabile del procedimento

  4. Nome

  5. Cognome

  6. Codice fiscale

  7. Oggetto fascicolo

  8. Elenco dei riferimenti univoci ai documenti che fanno parte del fascicolo

  9. ID Fascicolo

4. Data di decorrenza dell’obbligo
A tal proposito si veda il DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato in GU il 12 marzo 2014 ed entrato in vigore il 12 aprile 2014: occorre adeguarsi entro 36 mesi, cioè entro il 12 aprile 2017.

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