Amministrazione - Dsgaonline.it consigli, norme e novità dal mondo della scuola
Seguici

Amministrazione

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: CRITICITA'

servizi-3

Parlando di conservazione sostitutiva, le problematiche che emergono immediatamente sono:

  1. Formati utilizzabili e quelli inopportuni

  2. Documenti per i quali c'è l'obbligo di conservazione sostitutiva

  3. Metadati minimi

  4. Data di decorrenza dell’obbligo

1. Tipologia di formati utilizzabili e a quelli invece inopportuni
L’Allegato 2 alle Regole Tecniche per i Sistemi di Conservazione (DPCM 3 dicembre 2013 . Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005) porta un elenco possibile di formati utilizzabili per la conservazione:
1. TIFF; 2. JPG; 3. Office Open XML (OOXML); 4. Open Document Format; 5. XML; 6. TXT; 7. Formati Messaggi di posta elettronica.
Occorre pertanto escludere il formato .zip per ovvi motivi:
- non è un formato previsto in quanto non è navigabile,
- non è facile ricercare il contenuto di tutti i files contenuti in esso,
- non è facile individuare i formati dei files contenuti in esso,
- potrebbe essere protetto da password
E' pur vero che il formato .zip è molto comodo, ma nel tempo le conseguenze non garantirebbero una serenità nella gestione.2. Documenti per i quali c'è l'obbligo di conservazione sostitutiva

I tipi di documenti sono prescritti dalle norme:
a) DPCM 13 novembre 2014:

Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; Documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico; Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste).

b) Art.43 del CAD:

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

c)Documenti fiscali:

l documenti informatici con rilevanza fiscale devono essere conservati a lungo termine nel rispetto delle norme del Codice Civile, delle disposizioni del CAD e delle relative Regole Tecniche, delle norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

In particolare:

Devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al nome, cognome e/o denominazione, codice fiscale e partita iva, alla data e ad associazioni logiche di essi, qualora siano obbligatoriamente previsti. Sui pacchetti di archiviazione deve essere obbligatoriamente apposto un riferimento temporale opponibile a terzi. Devono essere conservati entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali. E' opportuno fare riferimento al Decreto MEF del 17 giugno 2014, alla Circolare 18/E dell'Agenzia delle Entrate e alle Regole Tecniche in materia di Sistema di conservazione del 3 dicembre 2013.

3. Metadati minimi
L'allegato 5 delle Regole tecniche in materia di conservazione, indica che per il Documento informatico, il
 Documento amministrativo informatico e il  Fascicolo informatico e aggregazione informatica devono essere presenti e correttamente individuati i metadati minimi quali:
per il documento informatico:
- Identificativo univoco e persistente
- Data
- Oggetto
- Soggetto produttore (nome cognome codice fiscale)
- Destinatario (nome cognome codice fiscale)

per il documento amministrativo informatico:

  • Codice identificativo dell’amministrazione

  • Codice identificativo dell’AOO

  • Codice identificativo del registro di protocollo

  • Data di protocollo

  • Progressivo di protocollo

  • Impronta del documento (hash)

I metadati minimi del fascicolo e aggregazione informatica sono:

  1. IPA titolare

  2. IPA partecipante

  3. Responsabile del procedimento

  4. Nome

  5. Cognome

  6. Codice fiscale

  7. Oggetto fascicolo

  8. Elenco dei riferimenti univoci ai documenti che fanno parte del fascicolo

  9. ID Fascicolo

4. Data di decorrenza dell’obbligo
A tal proposito si veda il DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato in GU il 12 marzo 2014 ed entrato in vigore il 12 aprile 2014: occorre adeguarsi entro 36 mesi, cioè entro il 12 aprile 2017.

OBBLIGO DI INDICAZIONE E QUANTIFICAZIONE DEGLI ONERI DI SICUREZZA NELL' OFFERTA

GareAppalto

Nelle procedure di affidamento di lavori i partecipanti alla gara devono indicare nell’offerta economica i costi interni per la sicurezza del lavoro, pena l’esclusione dell’offerta dalla procedura, anche se non prevista nel bando di gara (Consiglio di Stato, Adunanza Plenaria – Sentenza 20.03.2015 n. 3).

La mancata indicazione non è  sanabile con il potere di soccorso istruttorio della stazione appaltante, non potendosi consentire di integrare successivamente un’offerta dal contenuto inizialmente carente di un suo elemento essenziale (Consiglio di Stato, Sez. III – Sentenza 15.06.2015 n. 2941). 

Il più recente orientamento giurisprudenziale tende a prevederne l’obbligatorietà anche per gli appalti di servizi, oltre a quelli per lavori, ed indipendentemente dalla previsione della lettera di invito.

Come sottolineato dalla magistratura amministrativa, se è vero che è diffuso l’orientamento dell’immediata precettività degli artt. 86 e 87 del Codice dei contratti pubblici (riguardo alla necessità di specificare il costo della sicurezza nelle offerte economiche in gare per l’appalto di lavori pubblici, servizi e forniture, anche in difetto di espressa previsione dei bandi), è altrettanto diffuso (e a nostro parere, preferibile) quell’orientamento che in via eccezionale riconosce, alla stregua del principio generale di favor partecipationis, la prevalenza dell’affidamento incolpevole qualora il bando (lex specialis di gara) sia strutturata in modo da indurre in errore i partecipanti circa i requisiti dell’offerta (Cons. Stato, Sez. V, 6 agosto 2012 n. 4510; T.A.R. Piemonte, Sez. I, 9 gennaio 2012 n. 5; id. 4 aprile 2012 n. 458; T.A.R. Umbria, Sez. I, 22 maggio 2013 n. 301; T.A.R. Campania, II, 21 giugno 2013 n. 3198).

Resta salva la verifica della regolarità della documentazione prodotta in gara dalla ditta concorrente.

La specificazione di tali oneri potrebbero avere rilievo in caso di verifica delle giustificazioni qualora ricorra un’ipotesi di offerta anomala.

 

RENDICONTAZIONE FINANZIARIA ERASMUS+, AZIONE KA1

ErasmusPer tutti i progetti che ricevono finanziamenti Erasmus+ dalla UE è necessario produrre resoconti sulle attività svolte. A tale proposito è importante leggere accuratamente i requisiti della Convenzione di sovvenzione firmata all’inizio del progetto. Pertanto, prima dell’inizio progetto è utile pianificare le procedure di reportistica, da affinare poi in corso d’opera. L’Agenzia Nazionale non richiede per l’ azione KA1 formali rapporti intermedi o formali resoconti sullo stato di avanzamento, ma, al termine del periodo all’estero (ad es. dopo aver frequentato un determinato corso, al termine di un incarico di insegnamento o di un periodo di job shadowing), i partecipanti  sono tenuti a completare e consegnare al dirigente una relazione, che confluirà poi nella relazione finale complessiva. Non dovrete presentare relazioni accurate per quanto riguarda l’aspetto finanziario. Tuttavia, dovrete dimostrare che le attività si sono realmente svolte, in altre parole che quanto è stato promesso nella domanda di finanziamento è stato effettivamente fatto. Pertanto, la relazione finale dovrebbe fare riferimento esplicitamente a ciò che è stato promesso nella candidatura, spiegando e giustificando eventuali discrepanze. Se le spese sostenute superano l’ammontare della sovvenzione, la scuola dovrà sostenere i costi aggiuntivi. Tenete presente che i costi unitari/forfettari sono concepiti per coprire buona parte del costo del progetto, ma non l’intero importo.

Ricordate anche che se dalla relazione conclusiva l’Agenzia Nazionale  evince che il progetto è stato implementato in modoinsoddisfacente o che le attività concordate non sono state svolte, la scuola può essere tenuta a restituire parzialmente la sovvenzione europea.

Il KA1, vale a dire mobilità IFP, istruzione scolastica, istruzione per adulti e gioventù prevede un prefinanziamento pari al 80%; l'importo del saldo finale è stabilito sulla base del rapporto finale da presentare entro la scadenza indicata nell'accordo/decisione di sovvenzione.

Il finanziamento “promesso” può essere ridotto in maniera proporzionale o, quando applicabile, al beneficiario verrà chiesto di ripagare ogni importo in eccesso già ricevuto come prefinanziamento qualora:

  1. gli eventi che generano la sovvenzione non siano attuati o siano attuati in maniera diversa da quanto pianificato;
  2. i costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario siano inferiori a quelli pianificati nella fase di presentazione delle candidature;
  3. la qualità delle attività/prodotti realizzati è insufficiente.

Di norma, il pagamento finale o la richiesta di recupero del saldo saranno emessi entro 60 giorni di calendario dalla ricezione della rapporto finale.

I beneficiari che commettano una grave violazione degli obblighi contrattuali possono essere soggetti a sanzioni pecuniarie che rappresentano dal 2% al 10% del valore totale della sovvenzione concessa. Questo tasso può aumentare dal 4% al 20% nel caso di una violazione ripetuta entro cinque giorni dalla data in cui  è stata accertata l'infrazione.

Quanto sino ad ora descritto riguarda la rendicontazione finanziaria, così come richiesta dalla UE.

E’ sottointeso che entrando a carico del programma annuale di ogni scuola, per quanto riguarda la gestione e la rendicontazione interna segue le norme della contabilità scolastica e dello stato.

RECLUTAMENTO ESPERTI NELLA SCUOLA

bandi

Il dirigente scolastico, ai sensi dell Art. 7 comma 6/bis/ter/quater d.lgs 165/2001,per garantire l'arricchimento dell'offerta formativa, può stipulare contratti di prestazione d'opera con esperti relativi a particolari attività ed insegnamenti, Naturalmente prima occorre accertarsi circa l'impossibilità oggettiva di utilizzare le risorse umane disponibili al suo interno;Ciò significa che prima di ogni cosa è necessario verificare formalmente caso per caso l'indisponibilità del personale docente interno, sia per motivazioni di competenza professionale sia di impegno temporale. La prestazione deve essere di natura temporanea e altamente qualificata e devono essere preventivamente determinati durata, luogo, oggetto e compenso della collaborazione. Si prescinde dal requisito della comprovata specializzazione universitaria in caso di stipulazione di contratti di collaborazione di natura occasionale per attività che debbano essere svolte da professionisti iscritti in ordini/albi o con soggetti che operino nel campo dell'arte, dello spettacolo, dei mestieri artigianali o dell'attività informatica nonché a supporto dell'attività didattica e di ricerca, per i servizi di orientamento e di certificazione dei contratti di lavoro, purché senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica, ferma restando la necessità di accertare la maturata esperienza nel settore. Il Consiglio di istituto, sentito il collegio dei docenti, disciplina nel regolamento d'istituto le procedure e i criteri di scelta del contraente, per garantire la qualità della prestazione, nonché il limite massimo dei compensi attribuibili in relazione al tipo di attività e all'impegno professionale richiesto.
Requisiti essenziali di una procedura di selezione di personale esperto sono
Trasparenza (adeguata pubblicità iniziale e finale)
Apertura effettiva a tutti i soggetti interessati
Preventiva determinazione e pubblicizzazione dei criteri di selezione
Idonea motivazione delle decisioni assunte
Alle scuole è vietato acquistare servizi per lo svolgimento di attività che rientrano nelle ordinarie funzioni o mansioni proprie del personale in servizio nella scuola

Bozza bando reclutamento esperto  

Istruzioni Amministrativo Contabili Piano Dimensionamento A.s.2012/2013

 

Emanate dal Direttore Generale dell'U.S.R. Liguria, con nota n. 2373/c14 del 04/05/2012, le istruzioni sugli adempimenti amministrativo contabili derivanti dal piano di dimensionamento regionale della rete scolastica con effetto 1° settembre 2012.

Vai alle istruzioni .....

 

Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo

 

INPS - Gestione Separata - Titolo di rivalsa - Precisazioni

L'INPS chiarisce, con messaggio n. 7751 del 07/05/2012, che il professionista iscritto alla gestione separata, anche se componente di uno studio associato, ha diritto ad applicare la rivalsa (4%) ma rimane unico soggetto obbligato al pagamento della propria contribuzione alla gestione a prescindere dal fatto che il cliente paghi o meno la rivalsa. Vai al Messaggio .....


Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo


MOD. 730/2012 - Presentazione della dichiarazione

Lunedì 30 aprile 2012 scade il termine per la presentazione al proprio datore di lavoro o ente pensionistico del Mod. 730/2012 e della busta contenente la scelta del 5 e dell' 8 per mille.


Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo

INVENTARIO BENI ISTITUTI SCOLASTICI STATALI - Brevi note esplicative

Ad integrazione della notizia del 05/04/2012 emanata dal MEF Ragioneria Generale dello Stato la Circolare n. 15 prot.29146 del 12/04/2012 indirizzata ai "Revisori dei Conti in rappresentanza del MEF" in cui vengono fornite brevi note esplicative.

Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo

CRITERIO OFFERTA ECONOMICAMENTE PIU' VANTAGGIOSA

Interessantissima sentenza del Consiglio di Stato Sez.V n. 1195 depositata il 01/03/2012 in cui viene precisato che (art.125 D.Lgs.163/2006) nei contratti sotto soglia comunitaria, affidamento in economia, cottimo fiduciario, il criterio selettivo dell'offerta economicamente più vantaggiosa impone alla stazione appaltante che nel bando di gara "Cottimo Fiduciario" occorre determinare i criteri di valutazione dell'offerta, parimenti alla natura, all'oggetto e alle caratteristiche del contratto. Inoltre bisogna specificare nei criteri la loro incidenza ponderale ed ove necessario i sub-criteri e i sub-pesi o i sub-punteggi. Occorre attribuire il punteggio a ciascun elemento dell'offerta utilizzando metodologie tali da consentire di individuare con un unico parametro numerico finale l'offerta più vantaggiosa.

Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo

SPESE PUBBLICITARIE

Si ricorda, come pubblicato nella notizia del 02/05/2011, che entro il 31 marzo 2012 bisogna comunicare all'Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni le somme impegnate nel decorso anno 2011 ai fini di pubblicità istituzionale.

Cordiali saluti

Giuseppe Anzelmo

Seguici

 

Le nostre notizie via email

Identificati